واسه شروع و یا راه اندازی هر کاری، نیاز به تعریف اهداف و چارچوبی در جهت سر و سامان دادن فعالیتا و تصمیماته. در این بین فرقی نمی کنه که کار مورد نظر شروع پُخت یک غذا باشه یا راه اندازی یک کسب وکار بزرگ. به مشخص و نوشته شده کردن این اهداف و چارچوبا، بیانیه ماموریت سازمان گفته می شه. بیانیه ماموریت سازمان تعریف اهداف، اخلاقیات، فرهنگ و هنجارهای یک سازمان واسه تصمیم گیریه. بیانیه ماموریت سازمان، اهداف سازمان و شرکت رو در سه بُعد بررسی می کنه: چیزی که شرکت واسه مشتریان خود می خواد، چیزی که واسه کارکنان می خواد و اون چیزی که سهام داران واسه خود در نظر دارن. اخیرا مواردی که به حقوق جوامع و جهان توجه می کنن هم ابعاد تازه ای به بیانیه ماموریت سازمانا افزودهه. رعایت و توجه به محیط زیست یا حقوق اقلیتا، نمونه ای از مسئولیتای اجتماعی سازمان هاست. بعضی وقتا بیانیه ماموریت اون اونقدر تعریف دقیقی از سازمان ارائه می کنه که با راه حل اشتباه گرفته می شه. متأسفانه در بیشتر سازمانا به ویژه در سازمانای دولتی، بیانیه ماموریت سازمان حالتی یکنواخت، تکراری و غیرواقعی داره. اگه بیانیه ماموریت سازمان شما تکراری و تکراری باشه، فعالیت در مورد تولید ورقه های آلومینیومی یا تولید اجناس غذایی فرقی با همدیگه ندارن، پس سعی کنین با طراحی و نوشتن بیانیه ای منحصربه فرد، سازمان خود رو به درستی معرفی کنین. واسه موفقیت باید از پایه، اصول کسب وکار رو درست اجرا کنین. بیانیه ماموریت سازمان ابزاری فوق العاده در جهت درک و پیشرفت اهداف و ارتباطات کار شماس و باید در یک یا دو پاراگراف توضیح داده شه، طوری که اگه اونو از روی متن با صدای بلند بخونین، تنها ۳۰ ثانیه وقت تون رو بگیره.

واسه نوشتن بیانیه ماموریت سازمانیِ کامل، باید به این سوالا دقیقا جواب بدین:

  • شرکت خود رو چیجوری معرفی می کنین؟
  • فعالیت شرکت شما در چه بخش ایه؟ به دنبال چه هدفی هستین؟
  • به دنبال افزایش سود هستین یا به درآمدی عادی بسنده می کنین و اهدافی اون طرف مسائل مالی دارین؟
  • در چه گروهی از بازارها قرار می گیرین و چه خدماتی به این بازار ارائه میدید؟
  • خدمات یا اجناس شما جواب گوی کدوم نیاز مشتریانه؟
  • محیط کسب وکار شما واسه کارمندان تون چیجوریه؟

سازمان شمام اینجور بیانیه ای داره یا اینکه مثل نمونه ای از هزاران بیانیه ماموریت سازمانی، تکراری و تکراریه؟ اگه بیانیه ماموریت سازمان شما جواب مناسبی به سوالای بالا نداره، پس ۵ قدم زیر رو دنبال کنین.

۱. داستان کسب وکار خود رو تعریف کنین

منظور از داستان اینه که خود رو به جای خریدار و مشتری محصول یا خدمت خود بذارین. حالا از خود بپرسید چی باعث می شه خریدار به طرف محصول و خدمت شما بیاد؟ این خریدار محترم چیجوری به شما دسترسی پیدا می کنه و شما چیجوری و تا چه حدی جواب گوی نیاز اون هستین؟ هر چه قدر این سوالا رو دقیق تر جواب بدین جلو زمینه ذهنی و آخرش تصمیم گیری بهتری دست پیدا می کنین. این قدم در متن بیانیه ماموریت دید نمی شه و تنها، یه قدم ساده واسه پیدا کردن ذهنیتی مناسبه. با این روش، نیازها و خواستها و ابعاد خواسته مشتری رو بررسی می کنین و می تونین مشتری هدف و شخصیت خریدار رو رصد کنین. واقعا با مطالعه وضعیتی که باعث جلب نظر مشتری به طرف تون می شه، تمایزات یا شباهتای خود با بقیه رو بررسی و مشخص می کنین و در جدا از اینکه به شناخت خوبی از خود و بازار می رسین.

شخصیت

۲. کسب وکار شما دقیقا جواب گوی کدوم یک از نیازای مشتریه؟

باید بدونین، سازمان یا شرکت شما چه تمایزی با بقیه هم قطاران تون داره. رو راست به خود بگید به چه دلیل مشتری باید از شما خرید کنه یا به سراغ شما بیاد. اگه فرق ویژه یا شاخصی با رقبایتان ندارین، سعی کنین هر چیزی که رو که هستین به بهترین روش بکنین. به سابقه، بودجه و اهداف خود فکر کنین. خود رو بهش راه نزنید، اگه شرکتی نوپا، با تعداد کمی کارمند و بودجه محدود هستین، قرار دادن اهداف بین المللی و دل مشغولیای محیط زیستی در بیانیه ماموریت سازمان شما، فقط عباراتی دهن پُر کن و خنده دار هستن. در انتخاب عبارات و کلمات با دقت عمل کنین. با کلّی گویی و پرداختن به موضوعات غیرضروری، کارکرد سازمان تون رو تضعیف نکنین. اگه از سازمانای دیده بان محیط زیست و … هستین، عبارات دقیق و وظایف و فعالیتای خود در این مورد رو توضیح بدین؛ مثلا حفاظت از جنگلا، تولید اجناس موافق با محیط زیست و …. اینا عباراتی هستن که مسئولیت اجتماعی شما رو دقیقا میگن.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   نمودار گانت و کاربرد اون در برنامه ریزی و کنترل پروژه ها

۳. کسب وکار شما دقیقا جواب گوی کدوم یک از نیازای کارمندان تونه؟

با خود رو راست باشین. کسب وکار یا سازمان شما واسه کارکنان تون چه می کنه؟ در دنیای امروز سازمانی موفقه که کارمندان و نیروهای خوبی داشته باشه. توجه به رضایتمندی کارکنان اثر زیادی بر کارکرد اونا داره. عدالت، احترام به فرقا و عقاید، ارج گذاشتن به خلاقیت، آموزش، به روز کردن وسیله ها و لوازم، تفویض اختیار و … عناصر مهمی واسه ایجاد رضایت در کارمندان حساب می شه. البته واسه عملیاتی شدن این کار باید تصمیم و عزم جدی وجود داشته باشه، پس اگه به دنبال رضایتمندی نیروهای خود هستین، باید از کلام بالاتر رفته و این عناصر رو با برنامه ریزی و متناسب با توانایی و ظرفیتای سازمان وارد برنامه های عملی خود کنین. مثلا سیاست شرکت اپل، جذب نیروهای زبده و ماهر و ارائه آموزشای دائمی و تفویض اختیار به آنهاست. بعضی وقتا صاحبان کسب وکار در مشخص کردن این بخش از بیانیه ماموریت سازمان، دچار سردرگمی می شن و مطمئن نیستن که بقیه رقبا این بخش از روابط یعنی روابط منابع انسانی رو چیجوری منظم می کنن. اصلا نترسین. مدیریت روابط انسانی و اصول کلی هر سازمان تنها به فرهنگ و اهداف سازمانی همون سازمان مربوط می شه و تقویت اون در هر نقطه و جایگاهی، فقط و فقط باعث سود و منفعت میشه. پس اونو بخشی زائد یا وقت گیر ندانید. مشخص کردن بخش ارتباطی نیروهای سازمان به بهتر شدن کارکرد پایانی همه ذی نفعان میرسه. این بازی، یک بازی سرتاسر بُرد و سوده که همه رو راضی نگه می داره. اگه در مدیریت رفتار با کارکنان و رفت و امد با اونا، برنامه خاصی در نظر دارین، حتما اونا رو در بیانیه ماموریت سازمان قید کنین. مثلا بعضی شرکتا به محل کار مجازی یا احترام به خونواده نیروها و ارائه خدمات به اونا توجه زیادی دارن. حتما این برنامه ها رو در بیانیه ماموریت سازمانی خود دید کنین.

برنامه-ریزی
خونواده
خلاقیت-خلاقانه

۴. کسب وکار شما دقیقا جواب گوی کدوم یک از نیازای صاحبان اینه؟

در دروس دانشگاهیِ مربوط به اصول کسب وکار به ما آموزش میدن که وظیفه ی اصلی مدیر، افزایش ارزش سهام شرکته. اما شاید این دیدگاه کمی قدیمی شده باشه. در دنیای امروز، تنها بازگشت سود سرمایه و ارزش سهام اهمیت نداره. در بعضی موارد، توجه به جریان نقدینگی مهم تر از رشد و بعضی وقتا توجه به رشد مهم تر از سود بیشتره. پس سعی کنین با شناخت درست بازار و اهداف خود، خواستهای اصلی و متناسب با چشم انداز سازمان رو پیدا کنین و اونا رو در بیانیه ماموریت خود بنویسین.

۵. عجول نباشید، مشورت کنین و ویرایش و بازبینی رو فراموش نکنین

همه مراحل قبلی رو بازبینی و بررسی کنین. وقت گذاشتن روی این مراحل سودمنده و ارزش زیادی داره چون اگه موفق به نوشتن بیانیه ماموریت سازمانی کامل و درست بشین، جدا از اینکه اینکه اهداف و عملیات سازمان رو خوب توضیح میدید، می تونین سالای سال با در نظر گرفتن تغییرات زمانی به بیانیه خود اعتماد کنین. نویسندهای معروف فکر می کنن، ویرایش و بازخوانیِ بادقتِ نوشته، در آخر اثری صیقل خورده و عالی تحویل می ده. معمولا چیزی که پس از ویرایش بر جای می مونه، تقریبا نصف نوشته اولیهه. بیانیه ماموریت سازمانای دیگر رو هم بخونین اما اصلا تقلید نکنین. وقتی بیانیه ماموریت سازمان خود رو می نویسید به تمایزات و شاخصای خود بهای زیادی بدین و از تکراری شدن و هم رنگ جماعت بودن دوری کنین. اگه به چیزی که می نویسید، باور داشته باشین، بقیه هم اونو بهتر باور می کنن. در حرکتی گروهی و با مشورت افراد مورد اعتماد بیانیه رو بنویسین و نظرات مخالف و موافق رو خوب بررسی کنین.

بیانیه ماموریت سازمان هر چه قدر هم که درست و منطقی نوشته شه، باز با گذشت زمان نیاز به بازبینی داره. همونجوریکه برنامه کسب وکار و بقیه مؤلفه های خود رو تجدید و بازبینی می کنین، بیانیه رو هم دوباره بررسی و ویرایش کنین. به ویژه در دنیای پُر سرعت و متغیر امروز هیچی رو نمیشه مثل کتیبهای باستانی روی سنگا حکاکی کرد و بی تغییر و یکنواخت به راه ادامه داد.

منبع : articles.bplans.com

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی