اولین چیزی که پیش از تنظیم نمودار گانت نیاز دارین، یک برنامه پروژه دقیقه. برنامه پروژه یه سری از کارای وابسته به همه که باید به ترتیب مشخصی انجام شن. مثلا وقتی وارد دفتر جدیدی میشید، نمی تونین پیش از امضای اجاره نامه، طراحی فضای اداری رو شروع کنین.

برنامه های پروژه تاریخ شروع مشخص، برابر با شروع اولین کار (مثلا تعیین ملزومات دفتر جدید) و همین طور تاریخ پایان مشخصی برابر با پایان آخرین کار (مثلا اسباب کشی به دفتر جدید) دارن.

یک راه ایجاد برنامه پروژه، استفاده از ساختار شکست کاره، روشی واسه تقسیم کارا به کارای کوچیک تر و ایجاد مجموعه مراتب کاری.

نرم افزار نقشه کشی ذهنی که تفکر خلاق رو تقویت می کنه، به شما کمک می کنه ساختار شکست کار رو پیشرفت بدین و اطمینان پیدا کنین که از کل برنامه پروژه هیچ چیزی حذف نشده. اگه نرم افزار نقشه کشی ذهنی با نرم افزار نمودار گانت (مثلا مایندویو) ترکیب شه، می تونین در بین پیش برد برنامه، داده ها رو هم وارد و به این صورت در زمان صرفه جویی کنین. مطمئن شید که برنامه تون تا جای ممکن کامله و فرضیه هاش واقعی هستن.

وقتی برنامه پروژه کامل شد، داده ها رو وارد برنامه گانتی کنین که نمودار ایجاد می کنه.

چگونگی ایجاد نمودار گانت

  • تنظیمات پروژه مثل تاریخ شروع، تاریخ پایان و حالت برنامه ریزی رو مشخص کنین. عادی ترین حالت برنامه ریزی، جلو از تاریخ شروع پروژه به طرف جلوه. در این حالت، پیش فرض شروع کارا در اسرع وقته یعنی کل پروژه در اولین فرصت ممکن پایان پیدا کنه؛
  • برنامه-ریزی

  • تقویم پروژه رو مشخص کنین. این تقویم، تعداد روزهای کاری در هفته، تعداد ساعات کاری در روز و الی آخر رو مشخص می کنه؛
  • نام و مدت زمان هر کاری رو وارد یا ویرایش کنین؛
  • یک فهرست منابع بسازین و منابع رو به کارای مربوطه اختصاص بدین. گرچه بیشتر وقتا می تونین منابع رو در زمان نیاز مشخص کنین اما ایجاد فهرست منابع از همون شروع معمولا سریع تره و این جور می تونین منابع رو واسه واگذاری به کارای مختلف پروژه انتخاب کنین. واسه اطلاعات بیشتر بخش اضافه کردن منابع در نمودار گانت رو ببینین؛
  • واسه تشخیص وابستگیای موجود بین کارای پروژه لینکایی بسازین. واسه اطلاعات بیشتر بخش کارا در نمودار گانت رو ببینین؛
  • اگه لازمه واسه کارا محدود کردنایی مشخص کنین. واسه اطلاعات بیشتر بخش اضافه کردن محدود کردنا در نمودار گانت رو ببینین؛
  • تنظیمات پایانی رو به برنامه پروژه اعمال کنین. واسه اطلاعات بیشتر بخش تقویت نمودار گانت رو ببینین؛
  • وقتی پروژه واقعا شروع شد، در بازه های زمانی منظمی اونو بررسی کنین تا مشکلات احتمالی یا اختلافات زمانی رو شناسایی کنین و اصلاحات موردنیاز رو بکنین. واسه اطلاعات بیشتر بخش بررسی پروژه با استفاده از نمودار گانت رو ببینین.

نکته: اگه طی مرحله برنامه ریزی از نرم افزار نقشه کشی ذهنی در ترکیب با ایجاد نمودار گانت استفاده کردین، بیشترِ این داده ها از قبل در جای خود هستن.

وقتی همه داده ها وارد شدن، برنامه گانت نمودار رو نشون می ده. هرگونه تغییری در زمان بندی هر کدوم از کارا، روی همه کارایی که بهش بستگی دارن اثر می ذاره. اگه کاری جلوتر از برنامه زمان بندی شده باشه، نمودار گانت به طور خودکار تاریخای مربوط به همه کارایی رو که بهش کار بستگی دارن دوباره محاسبه می کنه تا از زمان به دست اومده استفاده کنه. برعکس، اگه کاری به تأخیر افتاده باشه، همه کارایی که بهش وابسته هستن به طور خودکار دوباره زمان بندی می شن که این می تونه راو تاریخ پایان کلی پرو ژه تأُثیر بزاره یا نگذارد.

با استفاده از نمایشگر گانت میتونید برنامه پروژه های کاملی رو در این قالب استاندارد و مناسب بسازین و مدیریت کنین. می تونین خیلی راحت کارا رو اضافه یا حذف کنین، مدت زمان کارا (طول ستونا) رو تعیین یا تنظیم کنین، کارا رو لینک کنین (مثلا واسه اینکه یک کار بی معطلی پس از کار دیگری دنبال شه) و محدود کردنایی اضافه کنین (مثلا واسه مشخص کردن اینکه انجام فلان کار نباید بیشتر از زمان مشخصی طول بکشه).

واسه کمک به شروع، برنامه های گانت شامل برنامه پروژه های آماده واسه فعالیتای تجاری عادی هستن (مثلا منظم نمایشگاه تجاری، تولید نشریه، معرفی محصول و چیزای دیگه ای به جز اینا). می تونین از اونا به خاطر آموزش یا به عنوان پایه ای واسه برنامه پروژه های خودتون استفاده کنین.

لینک کردن کارا در نمودار گانت

برنامه پروژه ها معمولا لازمه انجام شدن کارا به ترتیب مشخصیه. مثلا یک کتاب یا نشریه پیش از اونکه چاپ شه، اول باید نوشته و ویرایش شه. واسه رسیدن به این، نمودار گانت به شما کمک می کنه کارا رو لینک کنین تا به همدیگه وابسته باشن.

کارا به شکل پیش فرض معمولا به شکل رابطه «پایان به شروع» (وابستگی) لینک شدن، یعنی اولین کاری که انتخاب می کنین (کار قبلی) باید پیش از اینکه کار بعدی ای که انتخاب می کنین شروع شه به پایان رسیده باشه و الی آخر.

این مسئله در نمودار گانت معمولا با پیکانایی نشون داده می شه که هر کاری رو به کار بعدی پیوند دادن. این پیکانا جهت لینک رو نشون میدن که از قبلی به بعدی میره.

یک کار مشخص می تونه بیشتر از یک کار قبلی داشته باشه. در این صورت تاریخ شروع اون با لینک قبلی ای که آخرین تاریخ شروع رو بهش می ده تعیین می شه. همین طور که تاریخا و زمانا طی دوره پروژه تغییر می کنن، لینک قبلی که تاریخ شروع کار رو تعیین می کنه هم ممکنه تغییر کنه.

به همین ترتیب هر کاری می تونه چندین کار بعدی هم داشته باشه. در این صورت این کار تاریخ شروع همه کارای بعدی رو هم تعیین می کنه.

وقتی مشغول زمان بندی برنامه پروژه هستین، برنامه گانت از همون تاریخ شروع، طبق طول مدت کار، وابستگیای کار و تقویم پروژه، تاریخ پایان پروژه رو به طور خودکار محاسبه می کنه.

امکان لینک کردن کارا به این روش همون چیزیه که نرم افزار مدیریت پروژه رو قوی می کنه؛ شما می تونین طول زمان یک یا چند کار رو تغییر بدین، کاری رو اضافه یا از زنجیره کارای لینک شده حذف کنین؛ همه تاریخا به طور خودکار دوباره محاسبه می شن تا وابستگیای کاری ای که تعریف کردین، حفظ شن.

شکلای مختلف دیگر لینک

چار رابطه (وابستگی) ممکن بین کارا عبارتند از:

  • پایان به شروع (FS)، پیش فرض: این کار نمیتونه پیش از تموم شدن کار قبلی شروع شه، اما می تونه دیرتر شروع شه. این عادی ترین نوع رابطه که در بالا توضیح داده شد.
  • شروع به شروع (SS): این کار نمیتونه شروع شه مگه اینکه کار قبل از اون شروع شده باشه، اما می تونه بعد از اونم شروع شه. این رابطه زمانی هنگامی که تاریخ شروع کارتون به تاریخ شروع کار دیگری بستگی داشته باشه، مفیده. 
  • پایان به پایان (FF): این کار نمیتونه پیش از اونکه کار قبلی پایان یابد، به پایان برسه اما می تونه بعد از اون پایان یابد.
  • شروع به پایان (SF): این کار نمیتونه پیش از اونکه کار قبلی شروع شه، پایان یابد اما می تونه پس از اون پایان یابد. این رابطه کاری به کم استفاده می شه.

این برنامه پروژه واسه آماده سازی یک کتاب، همه این روابط رو نشون می ده:

در این مثال:

  • کار نوشتن مستقیما از کار برنامه ریزی شروع می شه. اگه تاریخ پایان برنامه ریزی تغییر کنه، شروع نوشتن هم تغییر می کنن. این رابطه «پایان به شروعِ» معموله.
  • کار ویرایش جایی در بین کار نوشتن شروع می شه. نویسندها و ویراستاران تا کامل شدن متن به شکل یه گروه با هم کار می کنن. کار اونا هم زمان پایان پیدا میکنه. اگه تاریخ پایان نوشتن تغییر کنه، تاریخ پایان ویرایش هم تغییر می کنن. این رابطه «پایان به پایان» است.
  • ایجاد آثار تصویری به شروع نوشتن بستگی داره. در این مورد تأخیری به وجود اومده تا شروع کار نوشتن با شروع کار ایجاد آثار تصویری دقیقا هم زمان نباشه. حتی در این حالت هم اگه شروع نوشتن تغییر کنه، شروع ایجاد آثار تصویری هم تغییر می کنن. این رابطه «شروع به شروع» است.
  • کار تغییرات پایانی به پایان ایجاد آثار تصویری وابسته، اما یک هم پوشانی هم در نظر گرفته شده تا دو روز کاری پیش از تاریخ پایان ایجاد آثار تصویری شروع شه. اگه ایجاد آثار تصویری به تأخیر بیفته، شروع تغییرات پایانی هم تأخیر داره. این رابطه «پایان به شروعِ» معموله.
  • چاپ پس از تکمیل تغییرات پایانی شروع می شه. اینم رابطه «پایان به شروع» است.
  • واسه شروع چاپ، انتقال کاغذ از انبار به چاپ خونه باید تکمیل شه، اما با هیچ یک از کارای قبلی رابطه نداره. چاپ خونه دارها ظرفیت ذخیره سازی محدودی دارن و نمی خوان کاغذها پیش از نیاز برسن (زمان بندی «درست به موقع» یا JIT). پس شروع چاپ، محرک تحویل کاغذه. اگه تاریخ شروع چاپ به دلیلی تغییر کنه، تاریخ پایان هم تغییر می کنه تا کاغذها به دست چاپ خونه دارها برسن. این رابطه «شروع به پایان» است.

اینجا هر کاری تنها یک کار قبلی داره (آسونترین ترتیب)، اما هر کاری می تونه چندین کار قبلی هم داشته باشه. در اینجور شرایطی باید درباره نتیجه های بد احتمالی به دقت فکر کنین. مثلا، اگه در بالا کار قبلیِ دیگری به کار «کاغذ به چاپ خونه دارها» اضافه می کردین، ممکن بود که اون کار قبلی، «کاغذ به چاپ خونه دارها» رو بیرون بزنه تا تاریخ پایانش پس از شروع چاپ باشه.

استفاده از زمانای تأخیری و سبقتی در نمودار گانت

هنگام لینک کردن کارا می تونین واسه گسترش یک لینک به طرف عقب یا جلو، زمان تأخیر یا پیشی اضافه کنین تا کار بعدی زودتر یا دیرتر از چیزی که شروع می شد شروع شه. واسه لینک «پایان به شروع» پیش فرض، این یا هم پوشانی ایجاد می کنه (زمان سبقتی) تا کار بعدی پیش از پایان یافتن کار قبلیِ خود شروع شه، یا تأخیر ایجاد می کنه (زمان تأخیری) که باعث می شه کار بعدی کمی بعد از پایان یافتن کار قبلی خود شروع شه.

مثلا هنگام برنامه ریزی تولید یک بروشور بازاریابی، می تونین از زمان سبقتی واسه شروع ایجاد آثار تصویری مربوط به بروشور، چند روز پیش از به اتمام رسیدن فاز نوشتن استفاده کنین. اما این دو کار هنوز به هم لینک هستن و این یعنی تأخیر در فاز نوشتن باعث تأخیر در ایجاد آثار تصویری هم میشه.

اضافه کردن محدود کردنا در نمودار گانت

محدود کردنا با اعمال حدومرزهایی واسه تاریخ شروع و پایان کار، مقدار انعطاف پذیری موجود در برنامه گانت رو هنگام زمان بندی یا زمان بندی دوباره اون کار تعیین می کنن. شکلای مختلف محدود کردن کاری که در زیر اومدند، مقدار انعطاف پذیریای مختلف رو نشون میدن.

این دو «محدود کردن» اون قدر انعطاف پذیر هستن که اصلا محدود کردن تلقی نمی شن.

  • تا جای ممکن سریع (ASAP): هنگام زمان بندی پروژه تون از تاریخ شروع (حالت عادی)، این مورد عموما محدود کردن پیش فرضه. باید سعی کنین این پیش فرض رو هرجایی که ممکنه نگه دارین، چراکه بیشترین انعطاف پذیری در زمان بندی رو به نرم افزار می ده. اگه این محدود کردن رو به کار لینک نشده ای اعمال کنین، اون کار طوری زمان بندی میشه که با تاریخ شروع پروژه، شروع شه. اگه واسه کار لینک شده ای به کار ببرین، به محض اونکه وابستگیای مربوط به کارای قبلی اون اجازه بدن، شروع میشه.
  • تا جای ممکن با تأخیر (ALAP): وقتی پروژه خود رو از تاریخ پایانش زمان بندی می کنین، این عموما محدود کردن پیش فرض شماس. اگه این محدود کردن رو به کار لینک نشده ای اعمال کنین، اون کار طوری زمان بندی میشه که تاریخ پایانش با تاریخ پایان کل پروژه هم زمان باشه. اگه اونو واسه کاری به کار بگیرین که به کار بعدی خود لینک شده، اون کار طوری زمان بندی میشه که وقتی کار بعدی باید شروع شه، به پایان برسه. به طورکلی باید از این محدود کردن پرهیز کنین، چراکه هیچ زمان اضافی ای واسه رسیدگی به مشکلات احتمالی باقی نمی ذاره. هرگونه تأخیر در کار به احتمال زیاد روی تاریخ پایان کل پروژه اثر می ذاره.
این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   نوشتن بیانیه ماموریت سازمان با ۵ قدم ساده 

همه این محدود کردنا هنگام زمان بندی کارا انعطاف پذیریِ برنامه گانت رو محدود می کنن. اگه در مدیریت پروژه تازه کار هستین، شاید وسوسه شید از اونا استفاده کنین، اما باید اطمینان پیدا کنین که مفاهیم رو خوب میدونید. اگه استفاده از اونا (به ویژه دو محدود کردن آخر) رو در کمه کم ممکن نگه دارین، می تونین از امکانات زمان بندی خودکار به بهترین شکل استفاده ی کنین.

  • شروع نه زودتر از (SNET): این یعنی کار، خواه لینک شده باشه یا نه، نباید پیش از تاریخ دلخواه شروع شه. اما برنامه گانت هنوزم انعطاف پذیری لازم واسه شروع کار بعد از تاریخ مورد توجه رو داره.
  • شروع نه دیرتر از (SNLT): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشه یا نه، نباید بعد از تاریخ دلخواه شروع شه. اما برنامه گانت بازم انعطاف پذیری لازم واسه شروع کار زودتر از تاریخ مورد توجه رو داره.
  • پایان نه زودتر از (FNET): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشه یا نه، نباید پیش از تاریخ دلخواه به پایان برسه. اما برنامه گانت هنوزم انعطاف پذیری لازم واسه پایان کار بعد از تاریخ مورد توجه رو داره.
  • پایان نه دیرتر از (FNLT): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشه یا نه، نباید بعد از تاریخ دلخواه به پایان برسه. اما برنامه گانت بازم انعطاف پذیری لازم واسه پایان کار زودتر از تاریخ مورد توجه رو داره.
  • باید شروع شه در (MSO): این محدود کردن قطعی یعنی اینکه کار، خواه لینک شده باشه یا نه، حتما باید در تاریخ دلخواه شروع شه؛ حتی اگه کار قبلی زودتر تموم شده باشه هم برنامه گانت نمیتونه این کار محدودشده رو مجبور به استفاده از زمان اضافی کنه.
  • باید پایان یابد در (MFO): این محدود کردن قطعی یعنی اینکه کار، خواه لینک شده باشه یا نه، حتما باید در تاریخ دلخواه پایان یابد. مثل مورد بالا حتی اگه کار قبلی زودتر تموم شده باشه هم برنامه گانت نمیتونه این کار محدودشده رو مجبور به استفاده از زمان اضافی کنه.

اگه تصمیم گرفتید یکی از این محدود کردنا رو واسه کاری اعمال کنین، بهتره یادداشت یا دیدگاهی بهش کار پیوست کنین و توضیح بدین که به چه دلیل اینجور کاری کردین. اگه بعدا و در راه تکمیل پروژه، این محدود کردن موجب اختلاف در زمان بندی شد، می تونین به یادداشت نامبرده مراجعه کنین و تصمیم بگیرین که محدود کردن رو حفظ کنین یا اونو تغییر بدین یا کلا حذف کنین.

اینجور یادداشتایی به شما امکان میدن که بین کارایی که خودتون از قصد محدودشان کردین و کارایی که شاید اشتباهی، با حرکت دادن اونا یا ویرایش تاریخای شروع و پایان شون به شکل دستی محدود کردین، به آسونی فرق قائل شید.

وقتی برنامه پروژه خود رو از تاریخ پایان اون زمان بندی می کنین، اثر محدود کردن همیشه هم روشن نیس، پس بررسی کنین که نتیجه موردنظرتان رو داشته باشه.

این مثال بعضی کارا رو در آماده سازی بروشوری واسه نشون می ده. این واسه تاریخ ۱۰ سپتامبر زمان بندی شده. کارا لینک شدن، اما محدود کردن «باید پایان یابد در» رو روی کار «چاپ واسه تاریخ ۷ سپتامبر» تعیین کردیم، آخرین تاریخی که به ما اجازه میده رو واسه دوشنبه ۱۰ سپتامبر ارسال کنیم.

این محدود کردن هم مثل همیشه از لینک بالاتر میره. با تعیین محدود کردن «باید پایان یابد در» واسه ۷ سپتامبر، کار رو به شکل مؤثری تغییر جای دادیم تا دقیقا در تاریخ ۷ سپتامبر پایان یابد، صرف نظر از اینکه می تونه زودتر هم تکمیل شه یا نه.

مشکل این قضیه اینه که اگه کار چاپ بیشتر از حد انتظار زمان ببره، نمیشه بروشور رو در تاریخ دلخواه ارسال کرد. بهتر اینه که از زمان بی استفاده پس از پایان کار تصحیح، واسه شروع چاپ بهره ببریم. اما هنوزم باید حواس مون به مهلت ۷ سپتامبر باشه. واسه انجام این کار، محدود کردن رو از کار چاپ حذف می کنیم تا لینک تاریخ شروع اونو تعیین کنه و به جای اون یک نشون گر مهلت اضافه می کنیم.

حالا فاصله سه روزه ی مفیدی بین پایان تاریخ چاپ و مهلت هست و مهلت هم به روشنی نشونه. اگه این کار از مهلت مقررش تجاوز کنه، نشون گر مهلت به ما اخطار میده.

رفت و امد بین لینکای وابستگی کار و محدود کردنا

محدود کردنا با لینکای وابستگی کار ترکیب می شن تا بر زمان بندی کارا اثر بذارن. در بعضی موارد، اعمال محدودیتی به یک کار جدا از اینکه اجرا اون در رابطه کار، اختلاف زمان بندی ایجاد می کنه. در بیشتر برنامه های گانت وقتی اینجور اختلافی به وجود میاد، محدود کردن دلخواه نسبت به وابستگی کار تقدم پیدا میکنه.

بیایید مثالی که می خوام بزنم رو در نظر بگیریم. اینجا کار «چاپ» با رابطه پیش فرض «پایان به شروع» به کار «تغییرات پایانی» لینک شده. کار «تغییرات پایانی» در تاریخ ۱ اکتبر به پایان می رسه. در شرایط عادی به این معنیه که کار «چاپ» نمیتونه پیش از تاریخ ۲ اکتبر شروع شه.

اما به خاطر اینکه حتما موارد چاپ شده رو در تاریخ ۲۸ سپتامبر واسه امتحان نیاز دارین، همونجوریکه نشون گر محدود کردن مشخص کرده، محدود کردن «باید پایان یابد در» رو واسه کار «چاپ»، ۲۸ سپتامبر تعیین می کنین. به خاطر اینکه محدود کردن اعمال شده روی کار همیشه نسبت به هر رابطه ای که ممکنه با بقیه کارا داشته باشه تقدم داره، تاریخ شروع کار «چاپ» به طور خودکار واسه پایان در ۲۸ سپتامبر دوباره زمان بندی می شه.

در این مورد، محدود کردن به ایجاد رابطه غیرمنطقی با کار قبلی منجر شده. حالا چاپ طوری زمان بندی شده که پیش از تکمیل تغییرات پایانی شروع شه. در این مثال نرم افزار مربوطه این مورد رو با استفاده از یک آیکون، به عنوان مشکل احتمالی نشونه گذاری می کنه که نشون می ده لینکی با استفاده از یک محدود کردن لغو شده.

اگه بعدا تصمیم بگیرین این محدود کردن رو حذف کنین، مثلا به این خاطر که برگزاری جلسه ی امتحان به تأخیر افتاده، این لینک وابستگی کار دوباره اعمال می شه؛ مثل این شکل:

اضافه کردن منابع در نمودار گانت

خیلی از برنامه های گانت به شما اجازه میدن منابع رو به کارا و برنامه پروژه های خود تخصیص بدین. این منابع می تونن افراد، مواد، لوازم، مقدار بودجه یا هر چیز دیگری باشن. معمولا نام افرادی رو که روی اون کارا فعالیت می کنن به عنوان منبع وارد می کنین.

نمودار گانت منابعی رو که به هر کار تخصیص یافته ان، نشون می ده. می تونین اطلاعات دیگری هم وارد کنین، مثلا:

  • وقتی منابع فرد یا گروهی باشه، مقدار زمانی که فرد یا گروه واسه اون کار صرف می کنن. این مورد معمولا به شکل درصد نشون داده می شه. ۱۰۰ درصد نشونه یک فرد به شکل تموم وقته. پس وقتی یک نفر از گروهی سه نفره تنها ۵۰ درصد از وقت رو کار می کنه، واسه اون گروه ۲۵۰ درصد وارد می کنین.
  • وقتی منابع مواد باشه، مقداری که واسه کار نیازه. واسه موادی مثل شن، می تونه مثلا ۵۰ تُن باشه.
  • هزینه منابع در مورد شخص می تونه به شکل دلار به ازای هر ساعت باشه. واسه موادی مثل شن، می تونه دلار به ازای تُن باشه و واسه الکتریسیته می تونه دلار به ازای هر کیلووات باشه.
  • نسبت مصرف منابع مواد. بعضی منابع هزینه ثابتی دارن اما واسه بقیه، هزینه به مدت زمان کار بستگی داره. مثلا گرما می تونه به شکل کیلووات به ازای هر روز محاسبه شه.

بعضی برنامه های گانت، طول هر ستون گانت (مدت زمان کار) رو طبق مقدار کاری تنظیم می کنن که افراد تخصیص داده شده بهش کار می تونن بکننن. استفاده ی بیشتر از حد از منابع می تونه نشونه گذاری شه، مثل وقتی که تغییر زمان بندی باعث می شه دو کار که دربردارنده ی گروهی یه جوری از افراد هستن، هم پوشانی داشته باشن.

تقویت نمودار گانت

برنامه های گانت عموما شامل ویژگیایی هستن که استفاده از نمودار گانت رو واسه تون آسون تر می کنن. این ویژگیا از برنامه ای به برنامه دیگر فرق دارن. چند نمونه:

  • اضافه کردن یادداشتای توضیحی به کارا. این به ویژه واسه کارایی مفیده که محدود کردن دارن. محدود کردنا بر لینکا تقدم دارن و می تونن به موارد غیرمنطقی یا اختلافات زمان بندی در برنامه منجر شن، پس باید مراقب اونا باشین.
  • برجسته سازی راه اصلی، به خاطر دیدن کارایی که هم حالا تاریخ پایان پروژه شما رو مستقیما تحت اثر قرار میدن در یک نگاه. در برنامه پروژه، راه اصلی مثل با کارا یا زنجیره ای از کارای لینک شده که ممکن نیس بدون به تأخیرانداختن کل پروژه به تأخیر بیفته. اگه تغییر در تاریخ شروع یا مدت زمان اون، بر تاریخ پایان پروژه (یا اگه در حال زمان بندی از انتهای پروژه هستین، بر تاریخ شروع اون) اثر بزاره، کار در راه اصلی قرار میگیره. مراقبت از وضعیت کارای مهم در هر زمانی، کلید مدیریت خوب پروژه. اگه زمان کلی پروژه بیشتر از حد طولانیه، تنها راه واسه کوتاه تر کردن اون و عقب آوردن تاریخ پایانش، کوتاه کردن این راه اصلیه.
  • تعیین مایلستون یا مهلت واسه نشونه گذاری تاریخای مهم. مایلستون کاری با طول زمان صفره که روی نمودار گانت به شکل نشونه مایلستون ظاهر می شه. مایلستونا عموما واسه نشون دادن تاریخای مهم مثل رویدادها یا اهداف مهم در برنامه پروژه استفاده می شن. مثلا می تونین از مایلستون واسه نشونه گذاری تاریخای مطلوب تکمیل کار یا جلسات بررسی پروژه استفاده کنین.

نشونه مهلت روی هیچ یک از محاسبات گانت اثر نمی ذاره و فقط واسه یادآوری نشونه قابل مشاهده ای رو روی نمودار گانت قرار می ده. در بیشتر برنامه های گانت اگه کاری از نشونه مهلت خود بالاتر برود، نشون گر به شما اخطار میده.

  • اولویت دادن به کارا.
  • نشون دادن درصد تکمیل واسه هر کاری، قابل مشاهده روی ستون کار.
  • شخصی سازی ظاهر برنامه پروژه روی نمودار گانت، مثلا رنگ ستونای کار، نشون دادن یا ندادن برچسبای اطلاعات.

بررسی پروژه با استفاده از نمودار گانت

بررسی برنامه پروژه به شکل منظم به خاطر یافتن اختلافات یا بقیه مشکلات فکر خوبیه. با این کار می تونین تغییرات مناسب رو اعمال یا اونا رو حذف کنین.

سوالایی که می تونین از خودتون بپرسید:

  • پروژه روی رواله؟ تاریخ پایانِ آخرین کار رو روی نمودار گانت ببینین و بررسی کنین که این تاریخ منطقی باشه؛
  • کاری از مهلت خود تجاوز کرده؟ اگه این طوره باید اقدامی صورت بدین؛ مهلت رو بیشتر یا حذف کنین، زمان بیشتری واسه کار در نظر بگیرین یا افراد بیشتری رو بهش اختصاص بدین.
  • همه لینکای بین کارا لازمن؟ با حذف لینک کارایی که واقعا به همدیگه وابستگی ندارن، می تونین از همه وقت اضافی موجود استفاده کنین، پس زمان بندی خود رو کاهش میدید و انعطاف پذیری رو به بیشترین حد می رسانید.
  • بررسی کنین که ممکنه بعضی کارا هم پوشانی داشته باشن تا زمان کلیِ پروژه کم بشه. اگه این طوره زمان پیشی مناسب اختصاص بدین (به زمان تأخیر و پیشی در نمودار گانت مراجعه کنین). امکان دیگر، تغییر بعضی از روابط «پایان به شروع» به «پایان به پایان» یا «شروع به شروع» است، البته اگه منطق زمان بندی تون اجازه می ده.
  • محدود کردنا طبق انتظارتان عمل میکنن؟ اگه به محدود کردنایی که تعیین کردین، یادداشت توضیحی اضافه کردین، اون یادداشتا رو بخونین تا ببینین مقصودتان هنوزم برآورده می شه یا نه و به دنبال کارایی بگردید که محدود کردن دارن اما یادداشتی ندارن؛ شاید این کارا اشتباهی ایجاد شده و مشکل ساز شدن. ، به خاطر اینکه محدود کردنا عموما بر لینکا تقدم دارن، ممکنه باعث بروز اختلافاتی در زمان بندی شن.
  • کارایی که محدود کردن دارن، همون جایی هستن که توقع دارین؟ با بقیه کارای دوروبرشان هماهنگی منطقی دارن؟ ببینین که تاریخ شروع و پایان شون خیلی زود یا خیلی دیر نباشه.
  • هم پوشانی یا فاصله ای بین کارای لینک شده هست؟ این مورد بیشتر از محدود کردن قطعی روی یک یا چند کار ناشی می شه، اما به خاطر داشته باشین که هم پوشانیا و فاصله ها می تونن به دلیل زمانای سبقتی و تاخیری عمدی هم باشن.



جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی